2　文書取扱主任は、課の実情に応じて、複数人置くことができる。

3　文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

2　文書収発台帳は、課に備え、文書について、その件名その他文書の管理に必要な事項を記録する。

2　主務課長は、必要があると認めるときは、庶務課長と協議の上、文書収発台帳に代えて別の台帳を使用することができる。

3　主務課長は、前項の規定により別の台帳を使用する場合においては、記載すべき事項を電子計算機に記録する方式により当該台帳を調製することができる。

2　条例、規則、告示、訓令及び議案については、庶務課においてその種類に従い、暦年による一連の番号を付するものとする。

3　文書収発台帳に記録しない文書については、事務の形態に応じた番号を用いることができる。この場合においては、主務課長は、あらかじめ、庶務課長と協議しなければならない。

2　庶務課長は、前項の規定により受領した文書を、次に定めるところにより主務課に配布するものとする。

3　2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。

4　第1項の場合において、郵便料金の未納又は不足の文書があるときは、庶務課長が適当であると認めるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、文書収発台帳への記録を要しない。

2　主務課において受信した電子文書については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。

3　前項の規定により電子文書の内容が記録された紙は、配布され、又は到達した文書とみなし、第9条及び前条第1項に規定する文書の処理を行うものとする。

4　受信した電子文書が軽易であると主務課長が認めるとき、又は第1項ただし書の規定により主務課長が電気通信回線を利用して受信することについて、庶務課長の承認を得た申請、届出等に係る電子文書を受信したときは、第2項及び第9条に規定する文書の処理を省略することができる。

2　主務課長は、送付された文書を閲覧し、必要があるものについては処理の方針を示して速やかに処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な文書については、あらかじめ上司の指示を受けるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、起案は、事前に庶務課長の承認を得た情報処理システムを利用し、電磁的に案を記録する方法により行うことができる。

2　前項の規定にかかわらず、次の表の左欄に掲げる主務課については、それぞれ同表の右欄に掲げる字を主務課名の最初の1字に代えて文書記号の一部として付するものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、庁内文書にあっては、文書記号及び文書番号に代えて「事務連絡」の文字を付することができる。

2　前項の場合において、庁内文書には、職名のみを用いるものとする。

3　文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課名、担当名、職名、氏名、電話番号又は電子メールアドレスを記載するものとする。

2　起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

2　前項の合議は、同一部内の他の課の事務に直接関係がある場合にあっては主務課長、他の部の事務に直接関係がある場合にあっては主務部長(決裁権者が主務課長であるものにあっては当該主務課長)を経て行うものとする。

3　合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、主務部長又は主務課長と協議して調整するものとし、調整が整わないときは、意見を付しておくものとする。

4　議会に提出する議案に係る起案文書は、主務部長までの回議及び必要な合議を受けた後、庶務課長を経て、総務部長に合議をしなければならない。ただし、条例案に係るものについては、幸手市の例規の制定改廃事務に関する規程(平成2年訓令第23号)の定めるところによるものとする。

2　幸手市事務決裁規則の定めるところにより代決するときは当該起案文書の決裁箇所に「代」と記入して認印し、又は署名し、後に決裁権者の閲覧を要するときは、「後閲」と記入しておかなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、第15条第2項の方法による起案の回議又は合議を受けた者は、認印又は署名に代えて、電磁的に記録することにより処理するとともに、代決し、又は後閲を要するときは、その旨を電磁的に記録しておかなければならない。

4　起案文書の内容が重要又は異例のものは、主務課長等が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。この場合において、秘密を要する起案文書にあっては、書類袋等に入れ、その内容が他に漏れないようにしなければならない。

5　起案文書の内容について、回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、主務課長は、回議又は合議済みの関係課長にその旨を通知しなければならない。

2　文書取扱主任は、起案文書の審査に当たっては、公文例規程及び第15条から第18条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　前項の場合にかかわらず、市長が直接決裁した起案文書は、総合政策部秘書課において当該起案文書に決裁日付印(様式第4号)を押すものとする。

2　他の部及び課の事務に関係する文書については、当該部及び課に回覧するものとする。

3　文書の回覧は、電気通信回線又は電子システムを利用して行うことができる。

4　起案文書のうち決裁後に周知を図る必要があるものについては、当該起案用紙の回覧の欄を用いて回覧するものとする。

2　公印の使用については、幸手市公印規程(昭和37年幸手町訓令第2号)の定めるところによる。

2　起案者は、文書を発送するときは、収受番号を使用するときを除き、文書収発台帳に所要事項を記録するものとする。

2　起案者は、発送する文書を庶務課に回付するものとする。

3　発送は、郵便料金計器別納又は郵便料金後納扱いにより行うものとする。ただし、これにより難いときは、庶務課において、郵便切手等受払簿(様式第6号)によりその出納を明らかにし、郵便切手又は官製はがきを使用することができる。

2　前項の規定により文書を発送する場合(ファクシミリにより発送する場合を除く。)には、当該文書に、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項の電子署名を付し、又はこれに類する措置を講ずるものとする。ただし、第26条第1項に規定する文書以外のもの及び市の機関あての文書にあっては、この限りでない。

2　職員は、原則として文書を執務中以外に自己の手元に置いてはならない。

3　主務課長は、規則第6条の規定に基づき文書を整理するものとし、庶務課長が定めた文書の分類の基準に変更すべき点が生じたときは、文書分類表変更届(様式第7号)により、庶務課長に届けるものとする。

2　ファイル基準表は、原則として電子計算機に記録する方式により調製するものとする。

2　主務課の事務室内において保存する文書は、ファイリングキャビネット等の収納用じゅう器に収納し、保存しなければならない。ただし、一つの文書が著しく大量であって、当該収納用じゅう器に収納することが適当でない場合は、この限りでない。

2　主務課長は、電子文書の保存に当たっては、電子文書の改ざん、盗難、漏えい等を防止するために必要な措置を講ずるとともに、必要に応じ当該電子文書を電子計算機を用いて直ちに表示できるようにしておかなければならない。

2　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に所属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該前会計年度に区分しなければならない。

3　規則第9条第1項第3号の主務課において常時使用する必要がある文書及び同項第4号の保存期間を超えて必要な期間保存する文書は、現会計年度に区分しなければならない。

2　文書庫を利用しようとする職員は、文書庫利用簿(様式第10号)に所要事項を記入し、庶務課長の指示に従わなければならない。

3　文書庫内に保存している文書(以下「文書庫内保存文書」という。)を持ち出した職員は、当該文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。

4　文書庫内保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、あらかじめ主務課長の承認を受けなければならない。

2　規則第10条第3項の規定による文書の廃棄の決定は、同項の特別の理由、廃棄予定年月日及び廃棄の方法を記録した文書を作成して行わなければならない。

2　他に内容を知られることにより支障を生ずると認められる文書の処分は、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める方法により行わなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の規定は、この訓令の施行の日以後に職員が作成し、又は取得した文書について適用し、同日前に職員が作成し、又は取得した文書については、なお従前の例による。

3　この訓令の施行の際この訓令による改正前の幸手市役所文書規程の規定により作成した様式で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続き使用することができる。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。