○幸手市公文例規程
平成元年2月27日
訓令第2号
幸手市公文例規程(昭和37年幸手町訓令第1号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この訓令は、公文書に関し必要な事項を定めるものとする。
(平12訓令1・全改)
(公文書の定義)
第2条 この訓令において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)のうち電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条及び第16条の規定に基づき、市議会の議決を経て制定し、市長が公布するもの
イ 規則 地方自治法第15条及び第16条の規定に基づき、市長が制定し、公布するもの
(2) 公示文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 告示 法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を広く一般の住民に公示するために作成する文書
イ 公告 告示以外の文書で一定の事項を一般の住民又は特定の個人に知らせるもの
(3) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 市長が、下級機関に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの
イ 通達 上級機関が、下級機関に対し、職務執行上の細目的事項等について指示し、又は命令するもの
ウ 指令 個人、団体若しくは下級機関等からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をなし、又は指示するもの及び職権で、これらの者に対し、特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの
(4) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案 市長が、市議会の議決を経なければならない事件について、市議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分 地方自治法第179条第1項本文又は第180条第1項の規定に基づき、市長が市議会に代わってその議決すべき事件を処分するもの
(5) 争訟文書 補正命令書、審査請求書副本送付及び弁明書提出通知書、弁明書、裁決書、決定書等の行政不服審査法(昭和37年法律第160号)又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書並びに訴状、準備書面等の訴訟に関する書面
(6) 契約文書 売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類するもの
(7) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合せるもの
イ 回答 照会又は依頼に対し、答えるもの
ウ 諮問 所轄の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を上級機関に取り次ぐもの
キ 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ク 報告 上級機関又は委任者に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
ケ 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を頼むもの
コ 協議 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について相談するもの
サ 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を申し出てある処置を勧め、又は促すもの
ス その他 請求し、督促し、又は建議するもの
(8) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの
(平12訓令1・平15訓令8・平25訓令3・一部改正)
(用字、用語及び文体)
第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。
2 公文書の用語については、おおむね次の基準による。
(1) 特殊の言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いること。
(2) 名あて人に付ける敬称は、原則として「様」を用いること。
(3) 使い方の古い言葉を使わず、日常使い慣れている言葉を用いること。
(4) 言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いること。
(5) 音読する言葉は、なるべく避け、耳で聞いて意味のすぐわかる言葉を用いること。
(6) 音読する言葉で、意味の二様にとれるものは、なるべく避けること。
3 公文書の文体については、おおむね次の基準による。
(1) 文体は、条例、規則、告示、訓令、訴訟、議案、専決処分及び契約に関する文書を除き、原則として「ます」体を用いること。
(2) 文語脈の表現は、なるべくやめて、平明なものとすること。
(3) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(4) 文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現は、なるべくやめて、簡潔な、論理的な文章とすること。
(5) 内容に応じ、なるべく箇条書きの方法を取り入れ、一読して理解し易い文章とすること。
(平12訓令1・平24訓令9・一部改正)
(左横書きの原則)
第4条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。
(1) 法令の規定により縦書きと定められたもの
(2) 前号に掲げるもののほか、特に縦書きが適当と認められるもの
(平12訓令1・平17訓令11・一部改正)
(形式)
第5条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成12年1月7日訓令第1号)
この訓令は、平成12年2月1日から施行する。
附則(平成15年3月26日訓令第8号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月30日訓令第11号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第9号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成25年3月8日訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令第4号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(平12訓令1・全改、平15訓令8・平17訓令11・令4訓令4・一部改正)
