○幸手市立小・中学校文書管理規程
令和3年2月1日
教育長訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第7条)
第2章 文書の収受及び配布(第8条―第10条)
第3章 文書の処理(第11条―第19条)
第4章 文書の施行(第20条―第24条)
第5章 文書の管理(第25条―第32条)
第6章 雑則(第33条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、幸手市立小学校及び中学校(幸手市立学校設置条例(平成16年幸手市条例第19号)第1条の小学校及び中学校をいう。以下「学校」という。)における文書の取扱いについて、円滑かつ適正な実施を図るために基本的な事項を定めるものとする。
(1) 文書 学校の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)で、学校において組織的に管理及び供用しているもの(新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売し、頒布することを目的として発行されるものを除く。)をいう。
(2) 親展文書 親展、機密等の表示のある文書をいう。
(3) 起案文書 事案について意思決定するための案を記録した文書をいう。
(4) 決裁文書 決裁権者の決裁を受けた文書をいう。
(5) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(文書の管理の原則)
第3条 文書は、正確かつ迅速丁寧に取り扱い、常にその処理の経過を明らかにしておき、適正に管理しなければならない。
2 文書は、情報公開制度の適正かつ円滑な運用が図れるよう適切に管理しなければならない。
3 文書は、個人に関する情報が十分に保護されるよう適切に管理しなければならない。
(文書の管理体制)
第4条 校長は、当該学校における文書の管理に関する事務を統括する。
2 文書の管理に関する事務を指導し、改善し、及び文書の収受、発送、保存、廃棄等の事務を処理させるため、学校に文書取扱主任を置く。
3 文書取扱主任は、事務職員とする。
4 校長は、必要に応じて、文書取扱副主任を置くことができる。
5 文書取扱主任及び文書取扱副主任(以下「文書取扱主任等」という。)は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 起案文書の審査に関すること。
(3) 文書の事務処理の指導、改善及び促進に関すること。
(4) 文書の整理、保存、廃棄及び引継ぎに関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の管理に関すること。
(文書取扱主任会議)
第5条 幸手市教育委員会教育部学校教育課長は、文書取扱主任会議を招集し、文書事務の連絡調整を図ることができる。
(令3教育長訓令2・一部改正)
(文書の台帳)
第6条 校長は、文書の管理上必要な事項を記録した台帳を作成しなければならない。
2 前項の文書の管理上必要な事項を記録した台帳は、文書収発台帳とする。
3 文書収発台帳は、学校に備え、文書について、その件名その他文書の管理に必要な事項を記録する。
4 文書収発台帳は、原則として電子計算機に記録する方式により調製するものとする。
2 文書収発台帳に記録しない文書については、事務の形態に応じた番号を用いることができる。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受)
第8条 学校に到達した文書(第10条の規定により受信した電子文書を除く。以下この条において同じ。)の収受は、次に定めるところにより、文書取扱主任等が行うものとする。
(2) 親展文書等は、名あて人本人が開封し、当該本人が必要と認める場合は、前号本文に規定する処理を行うものとする。
(3) 次に掲げる文書は、前2号の規定にかかわらず、収受印の押印を省略することができる。
ア 学校内部組織からの文書(以下「校内文書」という。)
イ 定例又は軽易な内容の文書
ウ 刊行物、ポスターその他これに類する文書
(文書収発台帳への記録)
第9条 文書取扱主任等は、文書(親展文書等を除く。)の収受をしたときは、直ちに文書収発台帳に所要事項を記録し、当該文書に係る事案を担当する者に配布するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、文書収発台帳への記録を要しない。
(1) 校内文書
(電子文書の受信等)
第10条 電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。
2 学校において受信した電子文書については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。
第3章 文書の処理
(起案の要領)
第12条 起案は、次に掲げる要領によるものとする。
(1) 件名は、内容にふさわしいものとすること。
(2) 文案は、明確かつ平易に表現すること。
(3) 用字、用語、文体及び書式は、幸手市公文例規程(平成元年幸手市訓令第2号。以下「公文例規程」という。)の例による。
(4) 金額その他重要部分の字句を訂正した場合は、その箇所に押印すること。
(5) 関係事案は、支障のない限り一括して起案すること。
(6) 定例又は軽易なものを除き、事案の内容に応じ、起案理由、参照条文若しくは予算の措置状況を起案用紙裏面若しくは別紙に付記し、又は通知の写し、図面その他決裁の参考となる書類を文案(電磁的記録を含む。)に添付すること。
(文書記号等)
第13条 公文例規程第2条第7号の普通文書(以下「普通文書」という。)を起案する場合は、文案に別表の左欄に掲げる学校にあっては、それぞれ同表の右欄に掲げるもの及び「収」(収受した普通文書に対する回答に限る。)又は「発」を文書記号として付するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、校内文書にあっては、文書記号及び文書番号を省略することができる。
(文書の発信者名)
第14条 意思決定された事案に係る文書の発信者名は、校長名を用いるものとする。ただし、法令等に定めのあるときは、当該法令等の定めるところによるものとする。
2 文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の職名、氏名、電話番号又は電子メールアドレスを記載するものとする。
(回議)
第15条 起案文書は、事務の担当者から第17条の文書取扱主任等の文書審査を経て、決裁権者まで回議しなければならない。
(回議に当たっての注意すべき事項)
第16条 起案文書の回議を受けた者は、当該起案文書の内容を十分検討した上で、その所定の箇所に認印し、その回議が速やかに完了するよう努めなければならない。
(文書取扱主任等の文書審査)
第17条 起案文書は、文書取扱主任等の審査を受けなければならない。ただし、定例又は軽易なものは、文書取扱主任等の審査を省略することができる。
(決裁日の記入)
第18条 起案者は、起案文書について決裁がされたときは、直ちに当該起案文書に決裁年月日を記録しなければならない。
(回覧)
第19条 起案を必要とせず、単に回覧によって完結する文書は、当該文書の余白等を用いて関係者に回覧するものとする。
2 文書の回覧は、電気通信回線を利用して行うことができる。
3 起案文書のうち決裁後に周知を図る必要があるものについては、当該起案用紙の回覧の欄を用いて回覧するものとする。
第4章 文書の施行
(決裁文書の浄書)
第20条 決裁文書の浄書は、原則として学校において行うものとする。
(公印の押印)
第21条 起案者は、発送する文書に、当該文書に係る決裁文書を添えて公印の管理者に回付し、所定の箇所に公印の押印を受けなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、普通文書にあっては、公印の押印を省略することができる。
(発送)
第22条 起案者は、文書(次条の規定により電気通信回線を利用して発送する文書を除く。)を発送しようとするときは、必要に応じ封筒に入れ、又は包装し、あて先を明記し、書留、速達、親展その他特別な取扱いを要するものについては、その旨を明示するものとする。
2 起案者は、文書を発送するときは、収受番号を使用するときを除き、文書収発台帳に所要事項を記録するものとする。
(電気通信回線を利用した文書の発送)
第23条 文書の発送は、電気通信回線を利用して行うことができる。
(施行日の記入)
第24条 起案者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を施行日として起案用紙の所定の欄に記録しなければならない。
第5章 文書の管理
(文書の管理)
第25条 文書は、別に定める文書分類表に基づき分類し整理して、必要に応じて文書の検索ができるよう管理するものとする。
2 職員は、原則として文書を執務中以外に自己の手元に置いてはならない。
(学校の事務室内における文書の管理及び保存)
第26条 学校の事務室内においては、完結していない文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、該当するフォルダー又は最も関係の深いフォルダーに入れておかなければならない。
2 学校の事務室内において保存する文書は、ファイリングキャビネット等の収納用じゅう器に収納し、保存しなければならない。ただし、一つの文書が著しく大量であって、当該収納用じゅう器に収納することが適当でない場合は、この限りでない。
(電磁的記録の保存)
第27条 電子文書は、校長が定めた記録媒体に記録して保存しなければならない。
2 校長は、電子文書の保存に当たっては、電子文書の改ざん、盗難、漏えい等を防止するために必要な措置を講ずるとともに、必要に応じ当該電子文書を電子計算機を用いて直ちに表示できるようにしておかなければならない。
(完結した文書の区分)
第28条 完結した文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。
(完結した文書の移替え)
第29条 校長は、文書を学校の事務室外に保存するときは、次に定めるところにより保存箱に文書を収納し、移し替えるものとする。
(1) 文書は、保存期間ごとに区分する。
(2) 文書保存表(様式第6号)に所要事項を記入し、保存箱に貼り付ける。
(文書庫の管理)
第30条 校長は、文書庫を管理し、その整理に努め、火災、盗難等の予防に注意しなければならない。
2 文書庫内に保存している文書(以下「文書庫内保存文書」という。)を持ち出した職員は、当該文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。
3 文書庫内保存文書を校外に持ち出そうとするときは、あらかじめ校長の承認を受けなければならない。
(文書の廃棄の手続)
第31条 校長は、保存期間が満了した文書について、文書廃棄簿(様式第7号)に廃棄年月日を記載し、当該文書を廃棄するものとする。
2 校長は、保存期間が満了した文書について、なお保存する必要があると認められるものについては、一定の期間を定めて当該文書の保存期間を延長することができる。
3 校長は、保存期間満了前に保存文書を廃棄するときは、廃棄する文書の名称、廃棄の理由及び廃棄する年月日を文書廃棄簿に記載し、あらかじめ教育長の承認を得なければならない。
(文書の処分の方法)
第32条 校長は、他に不正な利用をされない方法により文書の廃棄を行わなければならない。
(1) 文書(次号に掲げるものを除く。)及び図画 破砕、溶解、焼却その他適切な方法
(2) 電磁的記録 電磁的記録の性質に応じた破砕、溶解、焼却その他適切な方法又は電子文書を消去し、復元できない状態にする方法
第6章 雑則
(その他)
第33条 文書の管理及び取扱いに関しこの訓令に定めのない事項については，幸手市文書管理規則(平成15年幸手市規則第9号)及び幸手市文書管理規程(平成15年幸手市訓令第6号)の例による。
附則
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月17日教育長訓令第2号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
別表(第13条関係)
学校名 | 文書記号 |
幸手小学校 | 幸幸小 |
権現堂川小学校 | 幸権小 |
上高野小学校 | 幸上小 |
吉田小学校 | 幸吉小 |
八代小学校 | 幸八小 |
行幸小学校 | 幸行小 |
長倉小学校 | 幸長小 |
さかえ小学校 | 幸さかえ小 |
さくら小学校 | 幸さくら小 |
幸手中学校 | 幸幸中 |
東中学校 | 幸東中 |
西中学校 | 幸西中 |
