○幸手市マイクロフィルム管理規程
平成15年3月26日
訓令第7号
(趣旨)
第1条 この訓令は、幸手市文書管理規則(平成15年規則第9号。以下「規則」という。)その他別に定めるもののほか、本庁及び出先機関におけるマイクロフィルムの管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) マイクロフィルム 文書を撮影したマイクロフィルムをいう。
(2) マスターフィルム 法的証拠能力の保有、複製等のために保存するマイクロフィルムをいう。
(3) 活用フィルム 日常利用するためのマイクロフィルム又はマスターフィルムを複製したマイクロフィルムをいう。
(4) 原文書 マイクロフィルムに撮影した文書をいう。
(撮影する文書の範囲)
第3条 マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、次のとおりとする。
(1) 規則第8条第1項に規定する種別が第1種のもの
(2) 前号に掲げるもののほか、総務部庶務課長(以下「庶務課長」という。)が必要と認めるもの
(マイクロフィルムの撮影)
第4条 主務課長は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、当該文書に撮影依頼書を添付して、撮影者に撮影を指示するものとする。
(撮影証明及び検査)
第5条 前条の規定により撮影の指示を受けた撮影者は、撮影が完了したときは、撮影の証明を行い、当該撮影証明書を当該マイクロフィルムに撮影するとともに、必要な検査を行わなければならない。
(マスターフィルムの引渡し)
第6条 庶務課長は、主務課長からマスターフィルムの引渡しを受けたときは、マイクロフィルム台帳に所要事項を記入するものとする。
2 マイクロフィルム台帳は、原則として電子計算機に記録する方式により調製するものとする。
(マイクロフィルムの保存)
第7条 マスターフィルムは、庶務課長が保存し、活用フィルムは主務課長が保存するものとする。
2 マイクロフィルムの保存期間は、11年以上とする。
3 前項の規定にかかわらず、マイクロフィルムを規則第10条第3項の規定により廃棄するときは、その手続について幸手市文書管理規程(平成15年訓令第6号)第41条の規定を準用する。
(定期検査)
第8条 庶務課長は、マスターフィルムの保存状況について定期的に検査を行い、良好な状態で保存しなければならない。
2 庶務課長は、前項の規定による検査の結果、保存に悪影響を及ぼす条件、マスターフィルムの破損等を発見したときは、これらの原因を除去し、又は再撮影若しくは再製の措置を講じなければならない。
(マスターフィルムの貸出し)
第9条 マスターフィルムの貸出しは、行わない。ただし、庶務課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。
(活用フィルムの利用)
第10条 主務課長は、活用フィルムを利用しようとする者が申し出た場合は、その利用目的に応じて、当該活用フィルムを閲覧させ、又は印刷することができる。
(原文書の廃棄)
第11条 原文書は、マイクロフィルム撮影業務の委託契約に係る完成検査が完了したときに、廃棄することができる。この場合において、当該文書を廃棄する日が、当該文書の保存期間が満了する日の前であるときは、規則第10条第3項の規定により、その手続について幸手市文書管理規程第41条の規定を準用する。
(1) 法令に保存期間の定めのあるもの
(2) 不服申立て又は訴訟に関係するおそれがあるもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、原文書を保存することが必要と認められるもの
(補則)
第12条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成15年4月1日から施行する。